Tietosuojaseloste

Porvoon Seudun Lintuyhdistys ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 523/1999 10 § ja 24 § EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679.

Tietosuojaseloste on laadittu 28.9.2018.

Selosteessa on kerrottu tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot henkilörekisteristä.

REKISTERINPITÄJÄ

Porvoon Seudun Lintuyhdistys – Borgånejdens Fågelförening ry                                                    

Yritystunnus: 0203457-0

c/o Jari Lehtinen    
Suoratie 14
06100 Porvoo

1. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Jari Lehtinen, puheenjohtaja                          Jarmo Tähtinen, taloudenhoitaja                              

+358 50 379 4270                                        +358 400 500 576

jari.lehtinen3@outlook.com                            jarmo.tahtinen@tilisieppo.fi                                                                                                             

2.       REKISTERIN NIMI

Porvoon Seudun Lintuyhdistys – Borgånejdens Fågelförening ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri.

3.       HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET 

Rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus kerätä ja käsitellä yhdistyksen toimintaa varten tarpeellisia tietoja.

Rekisterinpitäjä saa myös kerätä ja käsitellä tietoja myös seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenen ja asiakkaan tunnistaminen
• jäsen- ja asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• yhdistyksen tapahtumien osallistujien varmentaminen
• yhdistyksen toiminnasta viestiminen
• yhdistyksen toiminnan ja tapahtumien markkinointi
• laskutus ja maksajan yksilöinti sekä saatavien perintä
• yhdistyksen tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojaaminen
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• analysointi ja tilastointi
• muut vastaavat käyttötarkoitukset

4.       REKISTERIN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen. Henkilön ollessa yhteydessä rekisterinpitäjään tai pyytäessään rekisterinpitäjää olemaan häneen yhteydessä, henkilö on antanut suostumuksensa tietojen kirjaamiselle ja tallentamiselle. 

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena perusteena on yhdistyksen jäsenyys, asiakassuhde ja henkilön suostumus sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat esimerkiksi:

• Henkilön antama suostumus
  • Suostumuksesta on kyse esim. silloin, kun henkilö on hakenut yhdistyksen jäsenyyttä, pyytänyt tietoja yhdistyksen toiminnasta tai on tilannut yhdistyksen tuotteita tai tiedotteita, ilmoittautunut yhdistyksen tapahtumaan tai on muulla tavalla antanut suostumuksensa viestien saamiseen.
  • Alle 13-vuotiaan henkilön suostumus on vahvistettava lapsen huoltajalta.
  • Rekisterinpitäjän ja jäsenen tai asiakkaan välinen sopimussuhde
  • Henkilön tiedot voivat olla rekisterissä sopimussuhteen perusteella seuraavissa tilanteissa:
    • henkilö on yhdistyksen jäsen
    • henkilö on rekisterinpitäjän asiakas
    • henkilö on rekisterinpitäjän asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön yhteyshenkilö, vastuuhenkilö, osakas, omistaja, edunsaaja tai edustaja.
    • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
    • Yhdistyksellä on yhdistyslain mukaan velvollisuus ylläpitää jäsentietoja  ja säilyttää niitä laissa säädetyllä tavalla.
    • Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
      • Oikeutettu etu voi perustua jäsenyyteen, asiakassuhteeseen, velkasuhteeseen, maksusaamiseen, kanteeseen tai vaatimukseen, jossa rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjän sopimuskumppani on kohteena tai osallisena.

5.       REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ, HENKILÖTIETORYHMÄT

PSLY:n jäsen ja asiakasrekisteriin voidaan tallentaa henkilöistä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Syntymäaika
• Palkanmaksutapauksissa henkilötunnus ja mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, tallennetaan syntymäaika ja -paikka sekä kansallisuus.
• Mikäli asiakkaalla on Y-tunnus, myös se tallennetaan.
• Yhteystiedot: posti- ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Viestinnässä käytettävä kieli, mikäli se ei ole suomi
• Henkilön asema, toimivaltuudet ja/tai omistusosuudet asiakkaana olevassa yrityksessä tai muussa yhteisössä
• Kun henkilö on rekisterissä jonkin yrityksen tai yhteisön edustajana, niin henkilötiedot on tallennettu kyseisen yrityksen tai yhteisön tietojen yhteyteen. Niinpä rekisterin tiedoista ilmenee myös se, mitä ja millaista yritystä/yhteisöä kyseinen henkilö edustaa. (Nämä eivät kuitenkaan ole varsinaisia henkilötietoja vaan yritystietoja.)
• Jäsen- ja asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• Mahdolliset luvat, suostumukset ja kiellot
• Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

6.       SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN TIETOLÄHTEET

Rekisterin henkilötietoja saadaan seuraavista lähteistä:

• rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään
• asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajilta
• julkisista viranomaislähteistä
• Yhdistyksen kattojärjestöltä BirdLIfe Suomi ry:ltä.
• muista julkisista lain sallimista lähteistä

7.       EVÄSTEET JA MUUT VASTAAVAT TEKNIIKAT 

Rekisterinpitäjä voi verkkosivuillaan kerätä palveluiden käytöstä tietoa evästeillä (cookies). Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään järjestelmän käytön seurantaan ja järjestelmän kehittämiseksi.

• Käytettyjen evästeiden avulla ei voida tunnistaa yksittäistä vierailijaa eikä niiden tarkoituksena ole kerätä henkilötietoja.
• Voit estää evästeiden asettamisen tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivujen toiminnan, niiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa sivujen käytettävyyteen.

Selainkäyttäytymisestä rekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja, joita ei yhdistetä muihin tietoihin:

rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot.

Sosiaalisen median liitännäiset

Yhdistyksen sivuilla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä niin sanottuja sosiaalisen median liitännäisiä (esimerkiksi Facebook). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan.

Näihin yhdistyksen sivustolla ja palvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Yhdistyksellä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä se ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

Rekisterinpitäjällä oikeus luovuttaa ja siirtää rekisterin tietoja:

• Jäsenen tai asiakkaan pyynnöstä tämän nimeämälle kolmannelle osapuolelle
• Asiakassopimuksen toimeenpanon edellyttämille tahoille.
• Jäsentietojen osalta BirdLife Suomi ry:lle.
• Viranomaisille tai muille joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin
• Tiedotusta ja markkinointia varten yhdistyksen yhteistyökumppaneille. Rekisterin tietoja ei luovuteta muuhun markkinointitarkoitukseen.
• Perintäyhtiöille myöhästyneen laskusaamisen tai muun velkasaamisen perimiseksi
• Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Tietoja voidaan siirtää vain asiakkaan yksiselitteisestä pyynnöstä sekä jos se on tarpeen rekisterinpitäjän edun puolustamiseksi. Lisäksi siirron tulee olla henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaan sallittua.

9.       REKISTERIN SUOJAUS 

• Rekisteri sijaitsee salasanasuojatulla ja tietoturvallisella palvelimella, johon pääsy vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisterinpitäjä hallinnoi rekisterin käyttöoikeuksia.
• Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain PSLY ry:n ja sen toimeksiannosta toimivat yksilöidyt henkilöt, joilla on tehtävänsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.
• Rekisteritietojen säännöllisestä varmuuskopioinnista huolehditaan ja tietojen palauttamismahdollisuus on varmistettu.
• Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle lainsäädännön määrittelemien säännösten mukaisesti.
• Manuaalisesti ylläpidettävä aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja se tuhotaan tietoturvallisesti.
• Rekisterin tiedoista voidaan ottaa myös kopioita, tulosteita ja muita paperisia otteita. Tällaista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, ja manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla, kun aineisto ei enää ole tarpeen asiakkaan toimeksiannon hoitamiseksi.
• Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta toimivien yksilöityjen henkilöiden on oikeus etsiä ja käsitellä tietoja siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin.

10.   TIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

• Kun henkilötiedot on tallennettu sopimussuhteen perusteella, niitä säilytetään koko sopimussuhteen ajan sekä sen jälkeen, niin kauan kuin se on tarpeellista sopimussuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseksi, mahdollisiin kanteisiin tai vaatimuksiin vastaamiseksi, saamisten perimiseksi tai muuten oikeutettujen etujen suojaamiseksi.
• Kun henkilötiedot on tallennettu lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, niin henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
• Lainsäädännön edellyttämän säilytysajan jälkeen yhdistyksellä on oikeus ja velvollisuus hävittää tiedot.
• Mikäli henkilötiedot on tallennettu pelkästään kyseisen henkilön suostumuksen perusteella, niin tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.

11.   REKISTERÖIDYN HENKILÖN OIKEUDET

• Oikeus tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja on tallennettu rekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia henkilötietoja
• Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja ja jos käsitellään, hänellä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistuksi, poistetuksi tai täydennettäväksi käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, mutta vain siinä tapauksessa, että niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai rekisteröity, peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Tietoja voidaan kuitenkin tästä huolimatta säilyttää ja käyttää kirjanpito- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuvasta syystä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä tällä sivulla ilmoitettuihin rekisteriasioita hoitaviin henkilöihin. Oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että voimme vahvistaa henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla. Voit tehdä sen vierailemalla toimistossamme virallisen henkilöllisyystodistuksen kanssa.

12.   TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN